PROCEDURA WHISTLEBLOWING PER LE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI
NORMATIVE AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 10 MARZO 2023, n. 24 (WHISTLEBLOWING)

1. PREMESSA E SCOPO DELLA PROCEDURA

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il decreto legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 che ha recepito nel nostro ordinamento la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo privato che ledono l’interesse o l’integrità dell’ente privato (cd. Direttiva Whistleblowing).

La presente procedura ha quindi l’obiettivo di fornire al segnalante (whistleblower) le indicazioni operative su come effettuare la segnalazione ed è volta alla tutela e protezione del whistleblower stesso attraverso l’individuazione di concrete misure di tutela del dipendente, il quale - nell’effettuare la propria segnalazione - potrà fare affidamento su una protezione effettiva ed efficace che gli eviti una esposizione a misure discriminatorie.

2. DESTINATARI

Destinatari della procedura whistleblower all’interno della Società sono:

• i lavoratori subordinati;
• i lavoratori autonomi nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. e art. 2 del d. lgs. 81/2015;
• i lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i c.d. facilitatori (ossia coloro che prestano assistenza al lavoratore nel processo di segnalazione e la cui assistenza dev’essere riservata);
• le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante;
• i colleghi di lavoro della persona segnalante;
• gli enti di proprietà del segnalante.

La tutela del whistleblower si applica anche quando la segnalazione avvenga nei seguenti casi:

1. quando il rapporto giuridico non sia ancora iniziato;
2. durante il periodo di prova;
3. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono considerate rilevanti le segnalazioni di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in:

• violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea con riferimento a specifici settori (tra cui appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, ambiente, alimenti, salute pubblica, protezione dei consumatori, protezione dei dati, sicurezza delle reti e dei sistemi informatici, concorrenza);
• violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• violazioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni in materia di corruzione e di aiuti di Stato.

A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo si indicano quelle azioni o quelle omissioni, commesse o tentate, che possono essere oggetto della segnalazione:

- penalmente rilevanti, fraudolente o corruttive;
- poste in essere in violazione del Codici di Comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
- suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale alla Società;
- suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine alla Società;
- illegali, come ad es. il furto, la violenza, le molestie, i danni ai beni e alle attrezzature di proprietà della Società, l’utilizzo di beni aziendali per scopi privati;
- potenzialmente dannose per la Società, come la cattiva amministrazione, le inefficienze o lo spreco di risorse;
- suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
- pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società.

Non sono da comprendersi come oggetto delle segnalazioni le semplici doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro, o rapporti con il superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento all'Amministratore Unico, o le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.

4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

La Società, sentite le rappresentanze sindacali unitarie, ha attivato un canale di segnalazione interno adatto ad incentivare e proteggere le segnalazioni delle violazioni descritte al precedente punto 3, con la garanzia di estrema riservatezza:

- dell’identità della persona segnalante, delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione;
- del contenuto e della relativa documentazione della segnalazione.

La gestione del canale di segnalazione è stata affidata al Sig. Graziano Favaretto, dipendente della Società, specificamente formato in materia.

5. FORMA E CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

I soggetti indicati al precedente punto 1. potranno segnalare le violazioni:

a) in forma orale, attraverso una linea telefonica dedicata (al n. 0434 629300), dalle ore 15 alle ore 18 dei giorni lavorativi, oppure mediante un incontro con il Sig. Favaretto, raggiungibile tramite il centralino aziendale al n. 0434 6291.

In merito a questa opzione, si precisa che:

- la segnalazione telefonica verrà documentata con un resoconto, che dovrà essere consegnato al segnalante, previa sua approvazione e sottoscrizione;
- nel caso in cui il segnalante richieda un incontro diretto, esso verrà registrato, col suo consenso, mediante dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto. Qualora non sia possibile effettuare la registrazione, verrà redatto un verbale del colloquio intercorso, da consegnare al segnalante, previa sua approvazione e sottoscrizione;

b) in forma scritta,
- mediante il servizio postale, con lettera raccomandata;
- inserendo la relativa comunicazione nell’apposito contenitore, chiuso a chiave, contrassegnato con la scritta “WHISTLEBLOWING” e posto presso il rilevatore presenze del personale della Società.

La segnalazione cartacea, in entrambi i casi, dovrà essere contenuta in una busta chiusa indirizzata a:

Mobilificio San Giacomo S.p.A.
Riservata al Sig. Graziano Favaretto
Via Gallopat n. 33
Pasiano di Pordenone (PN)

A garanzia della massima riservatezza, tale busta dovrà contenere al suo interno altre due buste, di cui la prima con i dati identificativi del segnalante e la fotocopia del suo documento di riconoscimento e la seconda con la segnalazione vera e propria.

Il Sig. Favaretto è incaricato di:

- custodire, personalmente, la chiave del contenitore “WHISTLEBLOWING” e provvedere al suo svuotamento, con cadenza settimanale;
- garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste;
- archiviare la documentazione citata sub a) e b), con mezzi atti ad assicurarne la riservatezza.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire al Sig. Favaretto di procedere alle dovute verifiche, a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, in particolare:

5.I.a) le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione del rapporto intrattenuto con la Società;
5.I.b) la chiara ed esaustiva descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
5.I.c) se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
5.I.d) se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
5.I.e) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
5.I.f) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
5.I.g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Il sig. Graziano Favaretto che riceve la segnalazione dovrà:

a) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
b) chiedere alla persona segnalante, se necessario, integrazioni;
c) dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
d) fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al sig. Graziano Favaretto che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata il sig. Graziano Favaretto, tenendo conto della natura della violazione, provvederà:

- a comunicare l’esito dell’accertamento alla Direzione aziendale affinché provveda all’adozione dei provvedimenti di competenza (incluso l’esercizio dell’azione disciplinare, se vi sono i presupposti) e gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della Società;
- a presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente.

7. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
b) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna va presentata all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC). Per maggiori informazioni e dati di contatto si rimanda al sito istituzionale di ANAC.

8. DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Come extrema ratio il segnalante potrà divulgare pubblicamente la violazione e beneficerà delle medesime misure di protezione accordate per l’utilizzo del canale interno/esterno, solo qualora:

• abbia previamente effettuato una segnalazione interna o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

9 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il sig. Graziano Favaretto assicura che le segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Quando la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il sig. Graziano Favaretto, previo consenso della persona segnalante, essa è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione

10. TUTELA DEL SEGNALANTE

A) Obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Pertanto, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:

1. vi sia il consenso espresso del segnalante;
2. la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato.

B) Divieto di discriminazione nei confronti del segnalante

Nei confronti del segnalante che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Le tutele antidiscriminatorie si applicano se al momento della segnalazione la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere, rientrassero nell’ambito oggettivo ed è stata rispettata la procedura definita dal Decreto. Irrilevanti sono i motivi sottesi alla segnalazione.

E’ posto a carico di chi ha compiuto l’atto o il comportamento l’onere di dimostrare che condotte ed atti erano stati era motivati da ragioni estranee alla segnalazione o divulgazione o denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; le note di merito negative o le referenze negative; l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse

una legittima aspettativa a detta conversione; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia dell’avvenuta discriminazione all’ANAC, che provvederà ad avviare l’attività istruttoria, a segnalare le fattispecie di competenza agli organismi e ad applicare le sanzioni previste.

11. RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

12. TUTELA DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA

I dati personali, comuni ed eventualmente particolari contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali. La presente Procedura ed il canale di segnalazione saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata. E’ stata implementata ed adottata una specifica e informativa sul trattamento dati personale in materia di whistleblower e resa al segnalante in fase di presentazione della segnalazione - ed una Valutazione d'impatto della protezione dei dati (c.d. DPIA).

13. FORMAZIONE DEL PERSONALE

Per incentivare l’uso dei sistemi interni di segnalazione e favorire la diffusione di una cultura della legalità, la Società assicura che il personale sia informato in maniera chiara, precisa e completa sulle previsioni della presente Procedura ed in particolare circa il procedimento di segnalazione interno ed i presidi posti a garanzia della riservatezza dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile della violazione. Il personale è avvertito che la disposizione di legge in base alla quale il presunto responsabile ha il diritto di ottenere, tra l’altro, l’indicazione dell’origine dei dati personali (cfr. art. 15, par. 1, lettera g) GDPR), non

trova applicazione con riguardo all’identità del Segnalante, che può essere rivelata solo con il suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato. Copia della presente Procedura e dell’informativa privacy è messa a disposizione del personale interno mediante affissione nella bacheca aziendale.